Automatisch afletteren voor webshops

Het is misschien niet het leukste klusje als ondernemer, maar wel één van de belangrijksten: het bijhouden van jouw boekhouding. Het spreekt voor zich dat je graag wil dat deze kloppend is. Het geeft immers een inzicht in hoe jouw bedrijf er financieel voor staat. Voor een kloppende boekhouding is afletteren essentieel. In dit blog vertellen wij je wat afletteren is en hoe je dit automatisch kan doen voor jouw webshop.

Wat is afletteren

Het boekhoudkundige begrip afletteren betekent simpelweg het afvinken van mutaties die bij elkaar horen. Hierbij wordt je bankafschrift gekoppeld aan openstaande verkoop- of inkoopfacturen in je administratie. Heb je bijvoorbeeld iets verkocht voor € 100? Dan wordt het bankafschrift van € 100 gekoppeld aan de verkoopfactuur van € 100 van de specifieke verkoop.

Je kunt niet alleen bankafschriften en facturen afletteren, maar het is ook mogelijk om crediteuren en debiteuren af te letteren. Hierbij zet je een debetfactuur tegenover een creditfactuur.

Met afletteren zorg je ervoor dat jouw administratie kloppend is. Hierdoor heb je een duidelijk financieel overzicht van de nog openstaande verkoop- of inkoopfacturen en is in één oogopslag te zien hoe jouw bedrijf er financieel voor staat.

Waarom is afletteren belangrijk?

Afletteren is van groot belang. Het kan je namelijk veel tijd en hoofdpijn besparen. Dankzij het heldere beeld weet je direct welke posten er nog openstaan. Zo weet je precies wie jou al heeft betaald en welke leverancier jij zelf nog moet betalen. Dit voorkomt onnodige herinneringen, extra kosten en ontevreden relaties.

Daarnaast kan niet alleen jijzelf, maar ook de boekhouder of de Belastingdienst dankzij het afletteren gemakkelijk zien waar jouw kosten vandaan komen.

Hoe werkt afletteren?

Bij afletteren koppel je een betaling aan een openstaande post of grootboekrekening. Op het moment dat dit gebeurt komt de openstaande in-of verkoopfactuur op ‘betaald’ te staan. Als het ware valt deze factuur dus weg.

Het afletteren kun je zowel handmatig als automatisch doen. We beschrijven hieronder kort hoe beide manieren van afletteren werken.

Handmatig afletteren

Handmatig afletteren is het gemakkelijkste te doen wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma. Om te beginnen zorg je ervoor dat de facturen ingeboekt worden in het boekhoudprogramma. Je kunt zowel handmatig als automatisch facturen inboeken. Vervolgens importeer je de bankafschriften en je PSP-transacties. Wanneer deze in het boekhoudprogramma staan, kun je beginnen met afletteren. Hierbij vergelijk je de betalingen op de bankafschriften en PSP-transacties met de openstaande facturen. Vind je een overeenkomst? Dan kun je de betaling aan de factuur koppelen en deze al betaald markeren in jouw administratie,

Automatisch afletteren

Afletteren klinkt misschien niet complex, het kan wel een hele klus zijn als de bestellingen en transacties van jouw PSP (Payment Service Provider) toenemen. Gelukkig zijn er veel boekhoudprogramma’s waarmee automatisch afletteren mogelijk is.

Bij automatisch afletteren hoef je alleen jouw bankafschriften en je PSP-transacties te importeren. Op basis van de omschrijving en het bedrag op de afschriften, probeert het boekhoudprogramma een match te vinden met de openstaande posten in jouw administratie. Als deze match er is, zal er automatisch worden afgeletterd. De afgeletterde mutaties verdwijnen uit het overzicht, zo weet je precies wat er afgeletterd is en welke posten er nog openstaan.

Een andere optie is om in plaats van een bankafschrift een MT940-bestand te importeren. Dit is een bestand dat alle bestellingen bevat in één batch en is te downloaden via je betaalprovider. Hierbij fungeert het MT940-bestand als een virtuele bankrekening. Vervolgens zoekt jouw boekhoudprogramma op basis van ordernummers de factuur die bij een betaling hoort.

Nog makkelijker afletteren dankzij software koppelingen

Om dit importproces te automatiseren en veel tijd te besparen kun je koppelingen van Combidesk installeren. Deze koppelingen synchroniseren de omzet uit je webshop en transacties van je betaalprovider (PSP) naar je boekhoudprogramma. Hiervoor installeer je twee koppelingen, een (1) koppeling tussen jouw webshop en boekhoudprogramma en (2) een koppeling tussen jouw betaalprovider en boekhoudprogramma.

Belangrijk hierbij is dat jouw boekhoudprogramma zowel met jouw webshop als de betaalprovider gekoppeld kan worden om automatisch af te letteren. We geven je verderop in dit artikel een overzicht van alle Combidesk koppelingen die dit mogelijk maken.

Automatisch afletteren met Combidesk werkt als volgt:

Stap 1: Er wordt een aankoop gedaan

Er wordt een aankoop gedaan in jouw webshop. De klant betaalt via een betaalsysteem dat jij via een betaalprovider aanbiedt.

Stap 2: De PSP verwerkt de betaling

Vervolgens zal de betaalprovider, of Payment Service Provider (PSP), de betaling verwerken. Wanneer de PSP-transactie niet geslaagd is zal er een nieuwe poging tot betalen gedaan worden. Is het wel geslaagd? Dan zal jouw webshop de PSP-transactie noteren.

Stap 3: De Combidesk koppeling synchroniseert de order

De Combidesk koppeling tussen jouw webshop en jouw boekhoudsysteem zal de order synchroniseren. Hierbij wordt de verkooporder automatisch doorgezet als verkoopboeking of -factuur in jouw boekhoudsysteem. Inclusief de klantgegevens die bij de verkooporder horen.

Stap 4: PSP-transactie

Volgend op stap 3 wordt er door de Combidesk koppeling tussen jouw Payment Service Provider en het boekhoudprogramma de PSP-transactie opgehaald en automatisch gematcht aan de juiste openstaande post in jouw boekhouding, in dit geval de juiste verkooporder. Dit gebeurt één keer per dag of week, dit is afhankelijk van de frequentie van uitbetalen van jouw PSP.

Beschikbare Combidesk koppelingen

Dankzij de software koppelingen van Combidesk wordt het beheren van je administratie en financiën een fluitje van een cent. Combidesk biedt verschillende betalings-, webshop- en boekhoudkoppelingen aan. In het overzicht bovenaan dit blog zie je alle mogelijke koppelingen die aangeboden worden tussen boekhoudprogramma's en webshops en boekhoudprogramma's en PSP's.

Voor een vast bedrag per maand zorgt Combidesk voor een kant-en-klare koppeling tussen jouw systemen. Hierdoor kun je niet alleen automatisch afletteren, maar ook menselijke fouten voorkomen en tijd besparen. Probeer Combidesk nu 30 dagen gratis!