Boekhouding automatiseren: Waarom en hoe!
door Tim Fabels
18 november 2023
Wanneer je een eigen bedrijf begint is het belangrijk om efficiënt met je tijd om te gaan. Tijd is immers kostbaar en elke minuut die je bespaart helpt je om je bedrijf te laten groeien. Het automatiseren van zo veel mogelijk processen neemt al veel werk uit handen. Een van de processen die je kunt automatiseren is de boekhouding. In dit blog vertellen we je waarom het automatiseren van je boekhouding belangrijk is, wat de voordelen zijn en hoe je dit eenvoudig kunt doen.
In dit blog:
- De boekhouding van je webshop
- Waarom zou je jouw boekhouding automatiseren?
- Wat zijn de voordelen van automatisch boekhouden?
- Jouw boekhouding automatiseren in 9 stappen
- Welke boekhoudsoftware zijn er?
De boekhouding van je webshop
Boekhouden is kort gezegd het op orde hebben en bijhouden van jouw webshop administratie. Hier komen verschillende taken bij kijken. Denk aan het bijhouden van jouw inkomsten en uitgaven, het verwerken van facturen en het bijhouden van jouw voorraad. Vooral wanneer je deze handmatig uitvoert kan hier veel tijd in gaan zitten.
Daarnaast stelt de Belastingdienst wettelijke eisen aan jouw administratie waar je aan moet voldoen met betrekking tot webshop belastingen. Zo moet je per kwartaal btw-aangifte doen, is er een fiscale bewaarplicht van zeven jaar en moet je jouw boekhouding beschikbaar kunnen stellen wanneer de Belastingdienst hierom vraagt. Het is dus erg belangrijk dat jouw administratie kloppend is.
Om het jezelf gemakkelijker te maken kun je jouw boekhouding automatiseren. Hiermee stroomlijn je jouw processen en bespaar je kostbare tijd die je kan besteden aan de groei van jouw webshop.
Waarom zou je jouw boekhouding automatiseren?
Automatisch boekhouden bespaart je niet alleen veel tijd, maar het verhoogt ook jouw efficiëntie en nauwkeurigheid. Wanneer je jouw boekhouding nog handmatig doet loop je het risico om fouten te maken. Dit kan leiden tot verkeerde financiële inzichten en zelfs boeten van de Belastingdienst. Door jouw administratie te automatiseren worden alle gegevens foutloos verwerkt. Daarnaast heb je een kloppend en real-time inzicht in de financiële gezondheid van jouw webshop. Aan de hand hiervan kun je onderbouwde beslissingen maken voor bijvoorbeeld een uitbreiding.
Wat zijn de voordelen van automatisch boekhouden?
Het automatiseren van je boekhouding brengt veel voordelen met zich mee. We zetten ze hieronder voor je op een rijtje.
- Tijdsbesparing: De boekhouding automatiseren voor je webshop bespaart je veel tijd. Je hoeft de meeste gegevens op deze manier niet meer handmatig in te voeren. Daarnaast kan je ervoor zorgen dat bestellingen direct worden overgenomen in je administratie.
- Minder fouten: Met het automatiseren van je boekhouding minimaliseer je fouten. Hierdoor behoud je nauwkeurige financiële gegevens en voorkom je problemen met betrekking tot de naleving van de belastingwetten.
- Realtime inzicht: Dankzij geautomatiseerde boekhouding heb je altijd toegang tot actuele financiële gegevens. Zo kun je sneller reageren op veranderende marktomstandigheden en financiële trends. Tevens draagt het bij aan de overzichtelijkheid, doordat je boekhouding nu altijd up-to-date is.
- Retouren juist verwerken: Het verwerken van retouren is een hele klus. Toch is dit belangrijk voor zowel de klant als jouw boekhouding. Met het automatiseren van je boekhouding wordt de klant direct herkend en kan een terugbetaling direct worden verwerkt in je administratie.
- Wettelijke eisen naleven: Door het automatiseren van jouw administratie zijn jouw gegevens altijd kloppend en up-to-date. Daarnaast kun je het invullen van jouw btw-aangifte vaak ook automatiseren. Zo weet je zeker dat je voldoet aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst en voorkom je boetes.
Jouw boekhouding automatiseren in 9 stappen
Het automatiseren van jouw boekhouding brengt veel voordelen met zich mee. Maar, hoe kun je nu gemakkelijk jouw administratie automatiseren? Hieronder vertellen we je hoe je dit in 9 stappen kunt doen.
- De juiste boekhoudsoftware kiezen: Selecteer de juiste boekhoudsoftware die past bij jouw behoeftes en budget. In de volgende alinea hebben wij enkele opties voor je op een rijtje gezet.
- Koppeling met jouw webshop: Koppel de gekozen boekhoudsoftware aan jouw webshop of website met een boekhoudkoppeling. Hierdoor kunnen gegevens, zoals bestellingen, klantinformatie en voorraadniveaus, automatisch worden gesynchroniseerd.
- Facturen automatisch inboeken: Zorg ervoor dat alle inkomende en uitgaande facturen automatisch worden ingeboekt. Je vermindert hierdoor handmatig werk en zorgt ervoor dat klanten op tijd betalen.
- Automatiseer banktransacties: Door gebruik te maken van bankkoppelingen kun je banktransacties automatisch importeren en categoriseren. Dit zorgt voor minder handmatige gegevensinvoer en voorkomt fouten.
- Automatische btw-aangifte: Met een goede boekhoudsoftware kun je belastingen automatisch berekenen op basis van je locatie en de producten die je verkoopt. Vervolgens kun je binnen de software de btw- aangifte versturen.
- Klantbeheer in de boekhoudsoftware: Gebruik de boekhoudsoftware om je klantinformatie te beheren en betalingsgegevens op te slaan. Dit zorgt voor snellere transactieverwerking.
- Automatische rapportages en analyses: Boekhoudsoftware bieden vaak rapportage- en analysefuncties aan. Maak hier gebruik van om je financiële gegevens te begrijpen en op basis hiervan beslissingen te maken.
- Automatiseer betalingen: Door het configureren van betalingsverwerking zijn de betalingen van klanten te automatiseren en betalingen aan leveranciers op tijd te plannen.
- Evalueer regelmatig de geautomatiseerde processen: Vergeet niet om regelmatig de geautomatiseerde boekhoudprocessen te controleren. Zo zorg je ervoor dat alles soepel verloopt.
Welke boekhoudsoftware zijn er?
De eerste en belangrijkste stap in het automatiseren van je boekhouding is het kiezen van de juiste boekhoudsoftware. Wij hebben enkele bekende opties in willekeurige volgorde voor je op een rijtje gezet.
e-Boekhouden.nl
De boekhoudsoftware e-Boekhouden.nl is vooral populair onder ondernemers die net beginnen met hun webshop. De reden hiervoor is omdat de software 15 maanden gratis te proberen is. Daarnaast is de software gemakkelijk in gebruik en worden er zelfs trainingen aangeboden voor beginnende ondernemers.
Voor webshophouders is e-Boekhouden.nl een relatief goedkope optie dankzij de proefperiode van 15 maanden. Hierna zijn de kosten € 14,50 per maand en is de software maandelijks opzegbaar.
Bekijk alle e-Boekhouden.nl koppelingen van Combidesk.
Exact Online
De meest gebruikte boekhoudsoftware in Nederland is Exact Online. Deze maakt het mogelijk om alle software die je gebruikt te koppelen waardoor je vanuit één systeem kunt werken. Daarnaast kun je via de software btw-aangiftes versturen.
Een abonnement is maandelijks opzegbaar en de eerste 30 dagen kun je Exact Online gratis uitproberen. Deze boekhoudsoftware is een duurdere optie met € 39 per maand en vooral voor grotere webshops interessant.
Bekijk alle Exact Online koppelingen van Combidesk.
Moneybird
Een ander populair boekhoudplatform is Moneybird. Deze software dankt zijn populariteit vooral aan het gebruiksgemak en de overzichtelijkheid. Ook via Moneybird is de btw-aangifte te versturen. Daarnaast hebben de vier grootste Nederlandse banken automatisch een koppeling met deze boekhoudsoftware.
Moneybird is vanaf € 12 per maand verkrijgbaar en ook maandelijks opzegbaar. De eerste 60 dagen kun je de boekhoudsoftware gratis uitproberen.
Bekijk alle Moneybird koppelingen van Combidesk.
SnelStart
De boekhoudsoftware SnelStart groeit mee met jouw webshop. Zo kun je met de software bonnetjes scannen en onbeperkt offertes versturen. Net zoals de andere software aanbieders kun je ook via SnelStart je btw-aangifte versturen.
SnelStart biedt een proefperiode van 30 dagen. Hierna kost de software € 18 per maand.
Bekijk alle SnelStart koppelingen van Combidesk.
Twinfield
Twinfield is een erg compleet boekhoudpakket en is geschikt voor grotere webshops die meerdere koppelingen hebben met andere bedrijfssoftware. Het programma is snel om mee te werken en de software biedt ook online boekhoud trainingen aan.
De kosten voor Twinfield liggen wat hoger en beginnen vanaf € 42 per maand. Hier krijg je wel een aantal extra functies voor ten opzichte van andere aanbieders. Zo is het binnen Twinfield mogelijk om een jaarafsluiting te genereren, kun je analyses maken om je cijfers te presenteren en is er een ruime keuze uit softwarekoppelingen.
Bekijk alle Twinfield koppelingen van Combidesk.
Het koppelen van je boekhoudsoftware
Het automatiseren van je boekhouding brengt vele voordelen met zich mee. Maar het grootste voordeel is de hoeveelheid tijd die je erdoor bespaart. Deze kun je weer investeren in het laten groeien van jouw bedrijf. Bij het automatiseren van de boekhouding is het hebben van de juiste boekhoudsoftware onmisbaar.
Heb je de juiste software voor jouw webshop gevonden? Dan is de volgende stap het koppelen van de software aan jouw website en andere bedrijfssoftware, zodat de belangrijkste informatie automatisch gesynchroniseerd kan worden.
Met de boekhoudkoppelingen van Combidesk kan je gemakkelijk jouw boekhoudsoftware koppelen aan je webshop. We hebben een grote bibliotheek met kant-en-klare koppelingen tussen de meest gebruikte SaaS applicaties in Nederland.
