Hoe start ik met de boekhouding van mijn webshop?

Als webshopeigenaar moet je verplicht belasting betalen aan de Belastingdienst. Zo ben je elk kwartaal verplicht om btw-aangifte te doen en jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting. Daarom is een kloppende boekhouding voor jouw webshop zo belangrijk. Dat is niet het enige, met een kloppende webshop boekhouding kan je ook zien hoe het financieel gaat met jouw bedrijf. Maar, hoe start je nu met de boekhouding van je webshop?

In deze blog:

• Wat moet je allemaal bijhouden?
• Hoe start je met de boekhouding voor jouw webshop?
• Tips voor de boekhouding van jouw webshop
• Kies je boekhoudsoftware

Combidesk koppelt de boekhouding van je webshop zonder kopzorgen aan al jouw andere bedrijfssoftware. Probeer nu 30 dagen gratis.

Wat moet je allemaal bijhouden?

De boekhouding van je webshop bestaat simpelweg uit alle financiën van jouw webshop. Als eigenaar spreekt het voor zich dat jij hiervan op de hoogte wil zijn. Je wilt namelijk weten hoe het gaat met jouw bedrijf en op tijd in kunnen grijpen als het tegenzit. Maar wat moet je nu precies bijhouden in de boekhouding van jouw webshop? We hebben het hieronder voor je op een rijtje gezet:

• Inkomsten: dit is al het geld dat je ontvangt van je verkopen.
• Uitgaven: hieronder valt alles wat jij als ondernemer uitgeeft. Denk hierbij aan aankoopkosten van producten of het salaris van medewerkers.
• Debiteuren: dit is de groep mensen die geld aan jouw webshop verschuldigd is.
• Crediteuren: dit zijn de mensen of bedrijven waar jij geld aan schuldig bent. Vaak zijn dit de leveranciers van jouw producten.

Hoe start je met de boekhouding voor jouw webshop?

Je weet nu wat je precies bij moet houden, maar dan ben je er nog niet. Want hoe ga je dit nu het beste doen? We vertellen je hieronder de belangrijkste stappen voor het starten met de boekhouding voor jouw webshop.

1. Zet een grootboekrekeningschema op: dit is een verzameling van alle inkomsten en uitgaven in een bepaalde categorie. Denk bijvoorbeeld aan je inventaris of voorraad. Je deelt de webshop boekhouding hiermee op in stukjes voor een beter overzicht.
2. Zet een startbalans op: dit is het begin van de boekhouding van je webshop. Hierin maak je een overzicht van alle zakelijke bezittingen, eventuele schulden en het eigen vermogen dat je in jouw bedrijf hebt gestopt.
3. Verwerk de juiste gegevens: verwerk alle veranderingen in je financiële situatie. Bijvoorbeeld wanneer er geld binnenkomt of uitgaat. Denk hierbij aan inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften.
4. Bepaal de veranderingen: jouw in- en uitgaven moeten uiteindelijk met elkaar kloppen. Er moeten dus altijd minimaal 2 dingen veranderen.
5. Check alles goed: jouw balans en de winst-en-verliesrekening moeten kloppen. Check dit dus regelmatig zodat je eventuele wijzigingen nog op tijd kan doen.
6. Betaal op tijd de webshop belastingen: uiteindelijk is het als het goed is duidelijk hoeveel btw je per kwartaal hebt ontvangen en betaald. Zo kan jij correct btw-aangifte doen. Ook de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting kan gedaan worden met een kloppende en sluitende boekhouding.
7. Zorg dat je aan de fiscale bewaarplicht voldoet: voor alle ondernemers geldt er een fiscale bewaarplicht, dit betekent dat jij wettelijk zeven jaar lang de boekhouding van je bedrijf moet bewaren voor de Belastingdienst.

Lees ook: Hoe doe je jouw webshop administratie?

Tips voor de boekhouding van jouw webshop

Vooral wanneer je net begint met de boekhouding voor jouw webshop kan het als veel en moeilijk lijken. Daarom delen wij enkele tips om het je iets makkelijker, en misschien ook wel leuker, te maken.

• Zorg voor een goede organisatie: houd alles rondom de financiën van jouw webshop overzichtelijk bij elkaar. Bewaar bijvoorbeeld facturen en bankafschriften in mappen en sorteer deze op inkomsten en uitgaven.
• Maak gebruik van een boekhoudsoftware: met een boekhoudsoftware kan je veel automatiseren en documenten online bewaren. We gaan hier in het volgende hoofdstuk dieper op in.
• Ga nauwkeurig te werk: houd regelmatig bij of alle inkomsten en uitgaven kloppen. Een te laat opgemerkt foutje kan voor veel problemen zorgen.
• Pas de fiscale oudedagsreserve (FOR) toe: je mag elk jaar een deel van jouw winst reserveren voor de opbouw van aanvullend pensioen. Hiermee verlaag je de te belasten winst en bespaar je op de inkomstenbelasting.
• Zorg dat de btw-tarieven kloppen: vaak wordt er nog met een lager btw-tarief gerekend, terwijl er een hoger tarief op de factuur hoort te staan. Je kan hierop door de Belastingdienst worden aangesproken. Zorg er dus voor dat het btw-tarief altijd klopt.
• Wees niet bang om hulp te vragen: wees niet bang om een boekhouder om hulp te vragen als zelf de boekhouding doen niet lukt.

Kies je boekhoudsoftware

Er kan veel tijd en moeite gaan zitten in de boekhouding voor webshops, zeker wanneer je hier pas net mee begint. Gelukkig zijn er veel boekhoudsoftware die hiervoor een uitkomst kunnen bieden.

Met een boekhoudsoftware heb jij realtime inzicht in je administratie, kan er automatisch btw-aangifte worden gedaan, heb je facturatie en boekhouding in één en kunnen herinneringen voor openstaande facturen worden verstuurd.

Er zijn talloze boekhoudsoftware beschikbaar voor webshophouders. Bij de keuze voor de beste software voor jou is het belangrijk om te letten op de hoeveelheid transacties die verwerkt kunnen worden, welke valuta er mogelijk zijn, de gebruiksvriendelijkheid en natuurlijk de kosten. In ons blog “Wat is het beste boekhoudpakket voor mijn webshop?” hebben we een aantal boekhoudsoftware voor je op een rijtje gezet en vergeleken.

De boekhouding van jouw webshop koppelen

De webshop boekhouding wordt nog makkelijker door jouw gekozen boekhoudsoftware te koppelen aan jouw webshop en andere bedrijfssoftware. Zo wordt de boekhouding van jouw webshop geautomatiseerd waardoor je tijd bespaart en menselijke fouten voorkomt.

Combidesk biedt een bibliotheek met veel verschillende boekhoudkoppelingen. Voor een vast bedrag per maand krijg je een kant-en-klare koppeling tussen jouw boekhoudsoftware en je webshop, kassa of crm-systeem. Probeer nu 30 dagen gratis.