De fiscale bewaarplicht voor webshopeigenaren

Als ondernemer heb je veel verplichtingen en verantwoordelijkheden. Het bijhouden van jouw boekhouding is hier één van. Dit is zelfs verplicht volgens de wet. Je bent echter niet alleen verplicht tot het bijhouden van jouw boekhouding, er geldt ook een fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst waar je je aan moet houden. In dit blog vertellen wij je hoe lang je de boekhouding moet bewaren voor de Belastingdienst en hoe je dit het beste kan doen.

In dit blog:

• Wat is de fiscale bewaarplicht?
• Hoe lang is de Belastingdienst bewaarplicht?
• Wat moet je allemaal bewaren van je boekhouding?
• Het ordenen en bewaren van jouw boekhouding
• Voldoen aan de fiscale bewaarplicht met een boekhoudprogramma

Combidesk koppelt de boekhouding van je webshop aan al jouw andere bedrijfssoftware. Zo weet jij zeker dat deze op orde is en je voldoet aan de fiscale bewaarplicht. Probeer nu 30 dagen gratis.

Wat is de fiscale bewaarplicht?

Voor alle ondernemers in Nederland geldt er een fiscale bewaarplicht. Dit wordt ook wel de boekhouding bewaarplicht of de belasting bewaarplicht genoemd. Deze wettelijke verplichting houdt in dat jij zeven jaar lang de boekhouding van jouw bedrijf moet bewaren voor de Belastingdienst. Deze kan namelijk op elk moment bij je aankloppen om je boekhouding in te zien. Dit doen ze om te controleren of jij je aan de fiscale verplichtingen hebt voldaan. Het is daarom belangrijk om jouw webshop administratie op orde te hebben en goed bij te houden zodat je voldoet aan de fiscale bewaarplicht.

Goed om te weten is dat de fiscale bewaarplicht anders is dan de inlichtingenplicht. Dit laatste omvat het recht van de Belastingdienst om onbeperkt inlichtingen op te kunnen vragen bij jou als belastingplichtige, ook wanneer de bewaartermijn verlopen is.

Hoe lang is de Belastingdienst bewaarplicht?

Hoe lang je de boekhouding moet bewaren voor de Belastingdienst hangt af van het type administratie. In principe moet je alles dat betrekking heeft op belastingheffing zeven jaar lang bewaren. Dit wordt ook wel de algemene bewaartermijn boekhouding genoemd.

Let op: De fiscale bewaarplicht geldt pas na het vervallen van de actualiteitswaarde. Wanneer je bijvoorbeeld een leasecontract van vier jaar hebt, is deze niet meer actueel na beëindiging van het contract. Pas vanaf dan geldt de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Uitzonderingen op de fiscale bewaarplicht van zeven jaar

Er zijn echter uitzonderingen op de belasting bewaarplicht van zeven jaar, we bespreken ze hieronder:

• Onroerende zaken: heb je te maken met onroerende zaken, zoals een bedrijfspand? Dan ben je verplicht om de administratie hiervan tien jaar lang te bewaren.
• Goederen die meer dan 5 jaar worden gebruikt: hierbij kan je denken aan machines en computers. Ook hier geldt een fiscale bewaarplicht van tien jaar.
• Gekozen voor het éénloketsysteem: wanneer je gekozen hebt voor de Unieregeling of de Invoerregeling van het éénloketsysteem geldt voor de levering en diensten van de goederen die eronder vallen ook een fiscale bewaarplicht van tien jaar.
• Investeringsaftrek of herinvestering: wanneer je gebruik hebt gemaakt van een van deze twee moet je de administratie ervan ook tien jaar bewaren.

Wat moet je allemaal bewaren van je boekhouding?

In principe moet je alle administratieve vastleggingen die van belang zijn voor de heffing van belasting bewaren volgens de fiscale bewaarplicht. Dit zijn in ieder geval de basisgegevens van de administratie:

• Informatie over je voorraad.
• Debiteuren- en crediteurenadministratie.
• Gegevens over de in- en verkoop.
• Grootboek.

Het spreekt voor zich dat dit niet alles is. Zo moeten onder andere ook kladaantekeningen, kassarollen, rittenregistratie, urenregistratie, agenda’s, e-mails en facturen, bankafschriften, contracten, offertes en vrachtbrieven niet vergeten worden.

Het ordenen en bewaren van jouw boekhouding

Boekhouden is voor veel ondernemers niet hun meest favoriete klusje. Toch is het belangrijk om dit goed te doen. Zo kan jij bijvoorbeeld makkelijker aan de fiscale bewaarplicht voor ondernemers voldoen. Voor het bewaren en ordenen van jouw boekhouding is het verstandig om:

• De boekhouding vanaf het begin bij te houden.
• Tools en programma’s te gebruiken, zoals een boekhoudsoftware.
• Nauwkeurig te werk te gaan.

Meer weten over hoe je de boekhouding van jouw webshop het beste kan bewaren en ordenen? Lees dan: Hoe start ik met de boekhouding van mijn webshop?

Het bewaren van facturen

Het is belangrijk om alle gegevens te bewaren zoals je deze hebt ontvangen. Een factuur die je via de e-mail ontvangt, moet je dan ook als digitaal bestand bewaren. Je mag hem natuurlijk ook uitdraaien en fysiek in een ordner stoppen. Deze geldt dan echter niet als het origineel.

Alleen de factuur opslaan is echter niet voldoende. Het is ook belangrijk dat je aan kan tonen dat de factuur na ontvangst niet aangepast is. Door ook de e-mail op te slaan waarin de factuur als bijlage zat laat je zien dat deze hetzelfde is als de opgeslagen factuur.

Papieren facturen en bonnen digitaliseren

Het is toegestaan om papieren facturen en bonnen in te scannen en digitaal op te slaan. Dit is vooral handig wanneer je een online boekhoudsoftware gebruikt. Je mag echter niet zomaar de papieren versies zomaar weggooien. De ingescande facturen en bonnen moeten namelijk gecontroleerd kunnen worden op echtheid.

Voldoen aan de fiscale bewaarplicht met een online boekhoudsoftware

Voor de fiscale bewaarplicht is het belangrijk om jouw boekhouding op orde te hebben en overzichtelijk te bewaren. Een verstandige optie is om dit digitaal te doen. Dit neemt minder ruimte in en maakt het gemakkelijker om specifieke documenten terug te vinden. Je hebt immers geen papieren meer waar je tussen moet zoeken.

Wanneer je ervoor kiest om jouw boekhouding digitaal bij te houden is het belangrijk om dit op een veilige manier te doen. Dit kan bijvoorbeeld met een online boekhoudsoftware. Deze zijn goed beveiligd en slaan jouw boekhouding automatisch op. Zo weet je zeker dat je aan de belasting bewaarplicht kan voldoen. Daarnaast besparen ze je veel tijd, maak je minder fouten en heb je realtime inzicht in je gegevens.

Maak je nog geen gebruik van een boekhoudsoftware en ben je benieuwd welke het beste is voor jouw webshop? In ons blog “Wat is het beste boekhoudpakket voor mijn webshop” hebben we enkele met elkaar vergeleken.

Jouw boekhouding automatiseren met Combidesk

Om makkelijker aan de fiscale bewaarplicht te kunnen voldoen is het verstandig om jouw boekhouding te automatiseren. Dit doe je door jouw boekhoudsoftware te koppelen aan jouw webshop. Hierdoor hoef je geen gegevens meer over te nemen waardoor je tijd bespaart en fouten voorkomt. Daarnaast bewaar je op deze manier alle belangrijke gegevens op één centrale plek.

Combidesk biedt veel verschillende boekhoudkoppelingen. Jij krijgt voor een vast bedrag per maand een kant-en-klare koppeling tussen jouw boekhoudsoftware en crm, webshop of kassasysteem.

Probeer Combidesk nu 30 dagen gratis!