Hoe doe je jouw webshop administratie?

Je bent recent een eigen webshop begonnen en bestellingen beginnen langzaam binnen te komen. Met alleen producten inkopen, verkopen en verzenden ben je er nog niet. Het is namelijk van groot belang dat jouw webshop administratie op orde is en dat je deze bijhoudt. Wanneer je het overzicht kwijtraakt ben je veel tijd en geld kwijt aan alles uitzoeken en weer op orde krijgen. In dit blog bespreken we hoe je het beste de boekhouding van jouw webshop doet.

In deze blog:

• Waar moet jouw webshop administratie aan voldoen?
• Boekhouding van jouw webshop zelf doen of uitbesteden?
• Een goed boekhoudprogramma voor jouw webshop kiezen
• Webshop administratie software koppelen

Waar moet jouw webshop administratie aan voldoen?

Wanneer je een webshop begint zul je erachter komen dat er best veel komt kijken bij de boekhouding van een webshop. De Belastingdienst stelt namelijk wettelijke eisen aan jouw webshop administratie. Zo moet je deze zeven jaar lang verplicht bewaren en ter beschikking stellen wanneer de Belastingdienst erom vraagt. Daarnaast moet je per kwartaal btw-aangifte doen. We bespreken kort op welke zaken je moet letten bij de boekhouding van jouw webshop.

Webshop administratie zeven jaar lang bewaren

De administratie van jouw webshop moet je zoals eerder gezegd zeven jaar lang verplicht bewaren. Deze moet je namelijk inzichtelijk kunnen maken voor de Belastingdienst wanneer deze erom vraagt. Het is dus goed om alle inkomende en verzonden facturen ordelijk te organiseren volgens de wettelijke richtlijnen. Wanneer je dit vanaf het begin al doet, voorkom je later veel uitzoekwerk.

Kloppende boekhouding van jouw webshop

Je moet er als webshop-eigenaar voor zorgen dat de boekhouding van jouw webshop kloppend is. Zo moet je kunnen laten zien welke middelen in en uit de onderneming zijn gegaan. Om dit inzichtelijk te kunnen doen is het slim om met facturen te werken met daarop alle verplichte gegevens en factuurnummers. Zeker wanneer je creditfacturen verstuurd, is het belangrijk dat je de factuurnummers bijhoudt en dat deze blijven kloppen. Dit zijn facturen voor retourzendingen die al betaald zijn door de klant. Je crediteert dan de betaling en maakt verplicht een creditfactuur. Vergeet niet om bij de facturatie ook de inkopen van jouw webshop mee te nemen. Denk hierbij aan verpakkingsmateriaal, producten en de verzendkosten.

Aangifte bij de Belastingdienst

Als webshop moet je natuurlijk ook belasting betalen aan de Belastingdienst. Zo moet je elk kwartaal de aangifte omzetbelasting doen. Hierin meld je hoeveel je hebt verkocht en hoeveel je uitgegeven hebt. Daarnaast is het belangrijk om elk jaar de aangifte inkomstenbelasting in te vullen. Doe deze aangiftes accuraat en op tijd om boetes en problemen te voorkomen.

Buitenlandse betalingen

Wanneer je jouw producten ook aan het buitenland beschikbaar stelt is het goed om te weten dat er andere regels en btw-tarieven gelden voor de belasting. Je krijgt in dit geval te maken met de One Stop Shop (OOS) regeling. Dit is een éénloketsysteem waarmee je vereenvoudigd btw-aangifte kunt doen over Europese bestellingen.

Boekhouding van jouw webshop zelf doen of uitbesteden?

Je weet nu waar de administratie van jouw webshop aan moet voldoen. Vervolgens kom je voor de keuze te staan of je de boekhouding van jouw webshop zelf gaat doen of uit gaat besteden aan een boekhouder. Beide opties bespreken we hieronder.

De boekhouding van jouw webshop zelf doen

Het kan maandelijks veel tijd en moeite kosten om de boekhouding van jouw webshop zelf te doen. Fouten zijn daarbij ook snel gemaakt als je niet goed weet wat je doet. Gelukkig zijn er veel boekhoudprogramma’s voor webshops die hier een uitkomst voor kunnen bieden.

Een goed boekhoudprogramma zorgt ervoor dat je facturen volledig in jouw huisstijl kunt versturen. Deze worden vervolgens direct opgenomen in de software. Op deze manier worden zowel verzonden als ontvangen offertes op de juiste manier ingeboekt.

De boekhouding van jouw website zelf doen is nog makkelijker te maken door het boekhoudprogramma te koppelen aan jouw webshop. Omdat de boekhouding op deze manier geautomatiseerd wordt, bespaar je veel tijd en worden menselijke fouten voorkomen

Combidesk koppelt jouw bedrijfssoftware zonder kopzorgen aan elkaar. Probeer nu 30 dagen gratis

Webshop administratie uitbesteden

De webshop administratie uitbesteden aan een boekhouder of accountant is geen slecht idee. Dit kan ook prima naast het zelf doen van jouw webshop administratie via een boekhoudprogramma. Een boekhouder kent namelijk fiscale voordelen waar je misschien nog niets over weet. Hierdoor kan de winst geoptimaliseerd worden. Het uitbesteden kost wel wat geld, maar kan ook een hoop opleveren.

Een goed boekhoudprogramma voor jouw webshop kiezen

Als je besluit om gebruikt te maken van een boekhoudprogramma voor de administratie van jouw webshop is het goed om op een aantal zaken te letten bij het maken van jouw keuze:

• Hoeveel transacties kan het boekhoudprogramma verwerken?
• Kan het programma buitenlandse valuta aan (als je verkoopt in het buitenland)?
• Is het boekhoudprogramma gemakkelijk in gebruik?
• Wat zijn de kosten ervan?

Verder zijn er natuurlijk verschillende webshop administratie software beschikbaar. Heb je een kleinere webshop? Dan zijn e-Boekhouden.nl of Moneybird goede oplossingen om gebruik van te maken. Beide zijn betaalbaar en hebben ervaring met webshop administraties.

Als jouw webshop al wat groter is, kun je kijken naar boekhoudprogramma’s zoals Exact Online en Twinfield. Deze zijn duurder, maar bieden ook meer mogelijkheden dan e-boekhouden of Moneybird. Belangrijk is om alle webshop administratie software goed te vergelijken en te kijken welke het beste bij jou past.

Webshop administratie software koppelen

Door jouw boekhoudpakket aan jouw webshop te koppelen zorg je er automatisch voor dat de facturen in het pakket komen te staan. Het boekhoudpakket zorgt er namelijk voor dat er automatisch een factuur wordt aangemaakt inclusief btw, kortingen en verzendkosten. Deze koppeling kan veel fouten voorkomen.

Jouw webshop administratie software koppelen kan gemakkelijk met Combidesk. Voor een vast bedrag per maand heb je een kant-en-klare koppeling tussen al jouw software. Combidesk heeft een grote bibliotheek aan koppelingen. Zo is het mogelijk om boekhoudpakketten als e-Boekhouden, Moneybird, Exact Online, Twinfield en veel meer te koppelen met jouw webshop.

Webshop succes dankzij goede webshop administratie

Om succes met je webshop te behalen is het op orde hebben van je webshop administratie van groot belang. Zo heb jij namelijk goed inzicht van alle inkomsten, uitgaven en natuurlijk jouw winst. Hierbij is een koppeling tussen het boekhoudprogramma en jouw webshop onmisbaar. Dit is gemakkelijk te doen dankzij een koppeling van Combidesk. Probeer nu 30 dagen gratis.