Debiteurenbeheer: wat is het en waarom is het belangrijk?

Als ondernemer wil je natuurlijk dat jouw webshop soepel draait. Hier hoort een goed financieel beheer bij. Een belangrijk onderdeel hiervan is het debiteurenbeheer. De praktijk wijst uit dat je met een goed debiteurenbeheer wanbetalingen zoveel mogelijk kan voorkomen. Maar wat houdt dit precies in? En hoe kun je ervoor zorgen dat jouw klanten op tijd hun facturen betalen? Wij vertellen je het in dit blog.

In dit blog:

• Wat is debiteurenbeheer?
• Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?
• Wat doet een debiteurenbeheerder?
• Het debiteurenbeheer proces
• Wat als ik oninbare facturen heb?
• 5 tips voor effectief debiteurenbeheer

Wat is debiteurenbeheer?

Stel dat Janine een bestelling plaatst in jouw webshop. Zij besluit deze bestelling pas later te betalen. Dit betekent dat Janine een debiteur wordt in jouw administratie. Het doel van debiteurenbeheer is ervoor te zorgen dat je de betaling van Janine tijdig ontvangt, zodat jouw webshop over voldoende cashflow beschikt om aan de financiële verplichtingen te voldoen.

Debiteurenbeheer, ook wel debiteurenadministratie genoemd, omvat dus alle activiteiten die je onderneemt om ervoor te zorgen dat openstaande facturen zo snel mogelijk worden betaald. Het proces van debiteurenbeheer begint dan ook bij het versturen van een correcte factuur en eindigt pas wanneer je de betaling volledig hebt ontvangen. Een goed debiteurenbeheer voorkomt financiële risico’s en versterkt de relatie met jouw klanten door heldere communicatie.

Lees ook: Wat zijn debiteuren en crediteuren?

Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?

Een goed debiteurenbeheer is essentieel voor de financiële gezondheid van jouw webshop. Wanneer een klant jou te laat, of helemaal niet, betaalt zal dit leiden tot een verstoring van jouw cashflow. Hierdoor zal je zelf moeite kunnen krijgen om jouw rekeningen te betalen of om nieuwe voorraad in te kopen.

Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de facturen niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan. Een goed debiteurenbeheer voorkomt dat openstaande betalingen zich opstapelen. Dit bespaart je een hoop stress bij het innen van achterstallige betalingen. Debiteurenbeheer is dus een belangrijke factor in het financieel gezond houden van jouw webshop.

Wat doet een debiteurenbeheerder?

Een debiteurenbeheerder is verantwoordelijk voor het bewaken van de openstaande facturen en zorgt ervoor dat deze op tijd voldaan worden. De werkzaamheden van een debiteurenbeheerder omvatten het versturen van facturen, het monitoren van de betaaltermijnen en het opvolgen van achterstallige betalingen.

Een debiteurenbeheerder onderhoudt ook contact met klanten om eventuele betalingsproblemen op te kunnen lossen. Het doel is niet alleen om betalingen te ontvangen, maar ook om de relatie met de klant te onderhouden door duidelijke en respectvolle communicatie.

Het debiteurenbeheer proces

Het proces van debiteurenbeheer bestaat uit verschillende stappen en begint al voordat je een factuur verstuurd. Je wil namelijk eerst kunnen inschatten of degene met wie je zaken gaat doen uiteindelijk op tijd gaat betalen. Het debiteurenbeheer proces bestaat doorgaans uit de volgende stappen:

1. Check met wie je zaken gaat doen: Doe je zaken met bedrijven? Ga dan eerst na met wie je zaken doet. In het Handelsregister van de KVK kun je checken of het bedrijf wel echt bestaat.
2. Check de kredietwaardigheid: In het Handelsregister van de KVK kun je ook checken of een bedrijf onder surseance van betaling staat of faillissement heeft aangevraagd. Door dit te doen weet je of jouw klant een goede betaalreputatie en financiële status heeft.
3. Duidelijke afspraken over betalingstermijn en levering: Maak duidelijke afspraken met jouw klant over de betalings- en leveringsvoorwaarden en leg dit schriftelijk vast. Hiervoor kun je ook gebruikmaken van de algemene voorwaarden. Deze duidelijke afspraken maak je met zowel zakelijke als particuliere klanten.
4. Facturatie: Een duidelijke factuur is een essentieel onderdeel van je debiteurenbeheer. Hierop vermeld je belangrijke details zoals het factuurnummer, de betalingstermijn en de betaalmethode.
5. Herinneringen sturen: Is de betalingstermijn verlopen en heeft een debiteur je nog niet betaald? Dan stuur je een betalingsherinnering. Dit is een vriendelijke e-mail waarin je vraagt of de betaling voldaan kan worden. Het kan namelijk voorkomen dat de factuur in de spambox terecht is gekomen.
6. Aanmaningen versturen: Heeft de klant na meerdere herinneringen nog steeds de factuur niet betaald? Dan mag je een officiële aanmaning sturen. Hierin vermeld je een laatste betalingstermijn en wijs je op eventuele gevolgen wanneer er niet betaald wordt. Deze aanmaning verstuur je het liefste per post en aangetekend met ontvangstbevestiging. Zo weet je zeker dat de herinnering is ontvangen.
7. Incassobureau inschakelen: Helpt een aanmaning ook niet? Dan kun je een incassobureau inschakelen om het openstaande bedrag te innen.
8. Betalingsregeling treffen: Blijkt jouw debiteur betalingsproblemen te hebben? Dan is het mogelijk om met hem of haar een betalingsregeling te treffen. Leg dit schriftelijk vast en zorg dat de rechten en plichten van beide partijen duidelijk beschreven zijn. Denk je jouw geld helemaal niet meer te ontvangen? Dan kun je jouw klant aanmerken als dubieuze debiteur en een verzoek tot teruggave van de afgedragen btw over de factuur terugvragen bij de Belastingdienst.
9. Het inschakelen van een jurist: Wanneer je alle bovenstaande stappen doorlopen hebt en nog steeds geen betaling hebt van je debiteur, kun je overwegen om een jurist in te schakelen. Deze kan je advies geven bij de incassering van je vordering en je begeleiden in een gerechtelijke procedure. Daarnaast heeft een jurist kennis over hoe je schade beperkt via de wet en hoe je een debiteur toch tot betaling over kan laten gaan.

Wat als ik oninbare facturen heb?

Het kan helaas voorkomen dat een factuur oninbaar blijkt te zijn, bijvoorbeeld wanneer een klant failliet is gegaan. In deze gevallen kun je een btw-teruggave aanvragen bij de Belastingdienst voor de niet-betaalde factuur. Daarnaast kun je in het geval van faillissement van een debiteur een vordering indienen bij de curator. Deze zorgt ervoor dat schuldeisers zoveel mogelijk krijgen waar zij recht op hebben.

Daarnaast bestaat er via de Wet Homologatie Onderhands Akkoord (WHOA) de mogelijkheid voor bedrijven met financiële problemen om een onderhands akkoord te sluiten over schulden met schuldeisers. Zo kan het bedrijf een faillissement voorkomen. Wanneer jij een schuldeiser bent, kan je een WHOA voor een bedrijf aanvragen via een advocaat.

Oninbare facturen kun je, zo veel mogelijk, voorkomen door vooraf een kredietcheck te doen bij nieuwe klanten of door te werken met aanbetalingen. Zo verklein je het risico op financiële schade.

5 Tips voor effectief debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer klinkt makkelijker gezegd dan gedaan en er komt meer bij kijken dan je vooraf misschien denkt. Daarom hebben wij 5 handige tips voor je op een rijtje gezet.

1. Automatiseer het proces: Maak gebruik van een boekhoudpakket dat facturen automatisch verstuurt en herinneringen plant. Daarnaast bieden sommige pakketten de mogelijkheid om een seintje te versturen wanneer de factuur na de betalingstermijn nog niet betaald is. Zo bespaar je veel tijd en voorkom je menselijke fouten. Tevens voorkom je dat je debiteuren over het hoofd ziet.
2. Blijf eigenaar van jouw goederen tot er betaald is: Leg vast in de algemene voorwaarden of het contract dat jij eigenaar blijft van geleverde goederen totdat een klant alles betaald heeft. Zo kun je als het mis gaat jouw goederen terug eisen.
3. Onderhoud goed contact met klanten: In sommige gevallen hebben klanten een legitieme reden voor een vertraagde betaling. Heb hier begrip voor en kijk of je in die gevallen samen met de klant een oplossing kan vinden.
4. Vraag om een betaling vooraf: Wanneer jouw klant je vooraf, of binnen een korte termijn, betaalt scheelt dit je werk in het debiteurenbeheer.
5. Schaf een kredietverzekering aan: Dit wordt ook wel een debiteurenverzekering genoemd. Hiermee wordt het risico dat klanten niet kunnen betalen gedekt en voorkom je wanbetalingen.

Gemakkelijk debiteurenbeheer met een boekhoudpakket

Hoewel debiteurenbeheer misschien niet het meest spannende onderdeel is van je bedrijfsvoering, is het wel enorm belangrijk voor een goede financiële basis van jouw bedrijf. Een goed boekhoudpakket helpt je om het overzicht te behouden en processen te automatiseren.

Om het nog gemakkelijker te maken kun je jouw boekhoudpakket koppelen met al jouw andere bedrijfssoftware. Hierdoor komen klantgegevens en facturen automatisch in jouw boekhouding te staan. Zo wordt debiteurenbeheer een stuk eenvoudiger en kun jij je focussen op het laten groeien van jouw webshop. Bekijk al onze software koppelingen of probeer Combidesk gratis uit.

Probeer nu 30 dagen gratis