7 tips voor het voorraadbeheer van jouw webshop

De vraag van klanten verandert continu en een bepaald product kan ineens (minder) populair worden. Met goed voorraadbeheer kan je deze vraag bijbenen. Helaas is dit vaak nog een uitdagende en tijdrovende klus. In dit blog leggen wij uit wat voorraadbeheer is, waarom het belangrijk is en geven wij tips voor het voorraadbeheer van jouw webshop.

In dit blog:

• Voorraadbeheer voor jouw webshop.
• De voordelen van goed voorraadbeheer.
• 7 tips voor het voorraadbeheer van jouw webwinkel
• Handmatig of automatisch?
• Bekende voorraadbeheersystemen

Voorraadbeheer voor jouw webshop

Voorraadbeheer is, zoals het woord al doet vermoeden, het bijhouden van de producten die je in jouw webshop verkoopt. Vaak gebeurt dit online, maar het kan ook schriftelijk. Dit laatste is echter een stuk onhandiger. Het verhoogt het risico dat je informatie kwijtraakt of lastig terug kan vinden.

Bij voorraadbeheer houd je niet alleen de hoeveelheid van de producten bij, maar ook het gewicht, afmetingen en de locatie. Deze locatie is waar het product zich bevindt. Zo is het gemakkelijk te vinden als je een magazijn hebt. Het doel van voorraadbeheer is de kosten van management en opslag zo laag mogelijk te houden.

De voordelen van goed voorraadbeheer

Dankzij een goed voorraadbeheer van jouw webshop heb jij een helder beeld wat de voorraad van jouw producten is. Hierdoor kun je de vraag van de klant bijbenen en voorkom je dat je te weinig of te veel van een bepaald product hebt. Andere voordelen van een goed webshop voorraadbeheer zijn:

• Voorkomen van verspillingen: Als je producten met een houdbaarheidsdatum verkoopt, loop je het risico dat deze over datum gaan als je het niet snel verkoopt. Goed voorraadbeheer voor jouw webshop voorkomt dat je producten weg moet gooien.
• Dead stock voorkomen: Wanneer je modegevoelige items verkoopt, zoals kleding, kun je te maken krijgen met dead stock. Oftewel: producten die niet meer te verkopen zijn omdat het niet meer relevant is.
• Opslagkosten besparen: Afhankelijk van de hoeveelheid voorraad die je hebt, betaal je opslagkosten. Wanneer je dus te veel hebt ingeslagen betaal je meer dan wanneer je precies genoeg in hebt kunnen slaan.
• Verbeteren van de cashflow: De voorraad van jouw webshop heeft direct invloed op de verkoop en uitgaven. En deze hebben op hun beurt invloed op de hoeveelheid cash die je hebt. Met goed voorraadbeheer weet je hoeveel items je hebt, kan je voorspellen wanneer deze op zal raken en op tijd weer aanvullen. Zo voorkom je het mislopen van omzet.

7 tips voor het voorraadbeheer van jouw webwinkel

Welk voorraadbeheersysteem je ook besluit te gebruiken, de volgende tips zorgen ervoor dat het voorraadbeheer van jouw webwinkel beter wordt.

Tip 1. Bepaal basislevels van jouw producten

Bepaal een minimale hoeveelheid die altijd aanwezig moet zijn. Zodra de voorraad hieronder valt moet er nieuwe worden besteld. Het basislevel kan voor elk product anders zijn en is gebaseerd op de levertijd en hoe snel het product verkoopt.

Het is goed op het basislevel van producten om de paar maanden te bekijken. Zo kan je ze bijstellen aan veranderende vragen en behoeftes van consumenten.

Tip 2. Onderhoud een goede relatie met leveranciers

Als webshopeigenaar is het belangrijk om flexibel te zijn. Dit geldt zeker bij het voorraadbeheer van jouw webwinkel. Het kan namelijk voorkomen dat het ene product beter loopt dan een andere. In dat geval moet je de minder goed lopende producten terugsturen naar de leverancier om ruimte te kunnen maken voor succesvollere producten. Ook kan het voorkomen dat fabrikanten tijdelijk niet kunnen leveren. Het hebben van goede communicatie met leveranciers die willen meedenken is dan cruciaal.

Hierbij gaat het niet alleen om vriendelijkheid, maar ook om proactieve en duidelijke communicatie. Houd leveranciers op de hoogte van het succes van producten zodat producties hierop aangepast kunnen worden.

Tip 3. Zorg voor een buffervoorraad

Je weet nooit wanneer leveranciers tijdelijk niet kunnen leveren en dit kan plotseling gebeuren. Daarom is het goed om een buffervoorraad, of noodvoorraad, te hebben. Dit kan je uit de brand helpen bij leveringsproblemen, maar ook bij beschadigde producten of een ander probleem met jouw webshop voorraad.

Tip 4. First in, first out (FIFO)

Misschien heb je vroeger weleens als vakkenvuller gewerkt bij een supermarkt. Dan zal de term first in, first out (FIFO) je al bekend voorkomen. Dit betekent simpelweg dat je de voorraad die als eerste binnen is gekomen ook als eerste weer verkoopt. Vooral bij beperkt houdbare producten is FIFO van belang.

Tip 5. Last in, first out (LIFO)

Last in, first out (LIFO) is het tegenovergestelde van het hierboven besproken FIFO. Je verkoopt dus de producten die het recentst binnen zijn gekomen als eerste. LIFO gaat allemaal om minder belasting betalen. Omdat het ervan uit gaat dat productiekosten stijgen bij een gelijkblijvende verkoopprijs, maak je minder winst en heb je een minder belastbaar inkomen.

Over het algemeen wordt LIFO afgeraden omdat deze methode het risico van verouderde producten met zich meebrengt. Wanneer je de oudste producten bewaard raken deze sneller beschadigd of achterhaald.

Tip 6. Plan B

Als webshopeigenaar kom je op den duur voor problemen te staan. Denk hierbij aan een plotselinge toename van verkoop of een product dat niet meer gemaakt zal worden door de leverancier. Daarom is het goed om een plan van aanpak te hebben wanneer er problemen met jouw voorraad zijn. Denk daarom na over een plan B. Hoe ga je het probleem bijvoorbeeld aanpakken?

Tip 7. Inspecteer regelmatig de voorraad van je webshop

In een voorraadbeheersysteem kun je gemakkelijk de huidige voorraad zien. Toch is het belangrijk om regelmatig te inspecteren of deze gegevens wel echt kloppen. Zo voorkom je onjuiste gegevens en een onjuiste voorraad in jouw webwinkel.

Handmatig of automatisch?

De kans is groot dat je de voorraad van jouw webshop zelf bijhoudt wanneer deze (nog) klein is. Dit houdt in dat de voorraad handmatig bijgehouden wordt in Excel of online spreadsheets en dat er handmatige bestellingen worden gedaan bij leveranciers.

Wanneer je merkt dat je hier veel tijd aan kwijt bent, kan je overwegen om je processen te verbeteren met een voorraadbeheersysteem. Hiermee wordt automatisch bijgehouden welke producten binnenkort ingekocht moeten worden. Het systeem kan ook precies aangeven wanneer er nog maar een bepaald aantal van een product op voorraad is. Daarnaast beheert de software klantgegevens waardoor het aankoop- en verzendproces makkelijker wordt.

Bekende voorraadbeheersystemen

Welk voorraadbeheersysteem geschikt is voor jouw webshop hangt af van de hoeveelheid functies die je wilt en het budget. Als je pas net start met je webshop is een betaalbaardere software met beperkte functionaliteiten misschien al voldoende. Hieronder hebben wij de bekendste voorraadbeheersystemen voor je op een rijtje gezet:

• Exact: deze software is meer dan alleen een boekhoudsoftware. Het biedt ook functionaliteiten voor voorraadbeheer. Het grote voordeel van Exact is dat deze meteen geïntegreerd is met jouw boekhouding.
• E-boekhouden.nl: deze boekhoudsoftware heeft ook mogelijkheden voor voorraadbeheer voor webshops. Zo kan het je voorraad automatisch bijwerken en verkopen. Aangezien E-boekhouden.nl origineel een boekhoudsoftware is betekent dit dat jouw boekhouding ook geïntegreerd is in dit systeem.
• Offective: deze software is vooral handig voor ZZP’ers, ondernemers in het MKB en starters. Offective heeft modules voor boekhouden, voorraadbeheer, facturatie en verkoop- en relatiemanagement. Voordeel is dat je niet verplicht bent om elke module af te nemen.
• AFAS: de software van AFAS is een ERP-systeem waarin inkoop, verkoop, orderbeheer, boekhouding, CRM, HRM en voorraadbeheer geïntegreerd zijn in één systeem.
• SnelStart: SnelStart is een totaaloplossing voor je administratie die ervoor zorgt dat je controle hebt over je voorraadbeheer en automatisch orders bij leveranciers kan doen.
• Lightspeed: Lightspeed biedt niet alleen de mogelijkheid om een webshop te maken, maar beschikt ook over voorraadbeheer. Daarnaast zijn er mogelijkheden voor verkooprapportages en marketing.

Voorraadbeheer voor je webshop zonder kopzorgen

Een systeem voor voorraadbeheer voor jouw webshop is vaak te koppelen aan je verzendsoftware, webshop software en andere bedrijfssoftware die je misschien wel gebruikt. Groot voordeel hieraan is, is dat je geen gegevens meer over hoeft te nemen van het ene systeem in het andere. Zo kan een koppeling tussen voorraadbeheer-software en de webshop software ervoor zorgen dat de voorraad op de webshop automatisch bij wordt gewerkt. Hierdoor weten (potentiële) klanten precies hoeveel er nog op voorraad is.

Combidesk kan je helpen met het koppelen van je bedrijfssoftware. Wij hebben een grote bibliotheek aan kant-en-klare koppelingen tussen de meest gebruikte SaaS applicaties in Nederland. Dankzij onze koppelingen maak je minder fouten en houd je tijd over om jouw webshop tot een groter succes te maken. Probeer Combidesk nu 30 dagen gratis!