Shopify Exact Online koppeling zonder kopzorgen

De Shopify Exact Online koppeling synchroniseert standaard iedere 120 minuten volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet? Dan probeert de koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.

De Shopify Exact Online koppeling is beschikbaar als maandabonnement. Je start altijd met een gratis proefperiode van 30 dagen, zonderF dat je betaalgegevens hoeft in te voeren. Na de proefperiode ontvang je informatie over de abonnementsopties. Je zit nooit vast: de opzegtermijn is slechts 1 maand.

De koppeling is in de meeste gevallen binnen 15 minuten volledig ingesteld. Je hebt geen technische kennis of developer nodig. Via een duidelijke stappenwijzer verbind je Shopify en Exact Online met elkaar en stel je de synchronisatie-instellingen in. Lukt het toch niet? Dan helpen we je graag – we kunnen de installatie ook voor je uitvoeren.

Ja, de koppeling werkt zowel met standaard Shopify als met Shopify Plus. Ook Shopify POS (Point of Sale) orders worden ondersteund en automatisch gesynchroniseerd naar Exact Online.

In Exact Online dien je de juiste rechten te bezitten voor verkoopboeking, verkoopfactuur of verkooporder. Dit stem je af met je boekhouder of met Exact Online. De instellingen vind je in je Exact Online account.

Nee helaas, technisch gezien kan de PDF niet worden uitgelezen en dus niet worden meegestuurd naar Exact Online.

Zeker. Je kunt meerdere Shopify webshops koppelen aan dezelfde Exact Online administratie. Hiervoor dien je de koppeling per webshop apart te installeren. Elke koppeling wordt afzonderlijk beheerd en gesynchroniseerd.

Verkoopboeking: dit is een manier om de omzet in Exact Online te krijgen, voldoende voor het doen van de btw-aangifte. Er wordt een debiteur aangemaakt en op deze debiteur wordt een verkoopboeking geboekt. Verder zijn er geen artikelen in Exact Online nodig. Verkoopfactuur of verkooporder: dit is een manier om een factuur of order aan te maken in Exact Online. Dus is nuttig als je vanuit Exact Online nog een verdere verwerking met de factuur of order wenst te doen. Hierbij zijn wel de artikelen nodig in Exact Online. De artikelen kunnen al bestaan in Exact Online, zorg er in je bronpakket dan wel voor dat de artikelcodes overeenkomen met die uit Exact Online. In de koppeling kun je ook aangeven om de artikelen te synchroniseren naar Exact Online. Voorraden op artikelen worden bijgewerkt op basis van bestelling. Hierbij is Shopify leidend. Er gaat geen voorraadsynchronisatie van Exact Online terug naar het bronpakket.

Artikelen zijn voor Verkoopboekingen niet nodig. Alleen wanneer je kiest om Verkoopfacturen of Verkooporders aan te maken in Exact Online, wordt er een match gedaan op artikelcode. Voor het aanmaken van een factuur of order dienen de artikelen te bestaan of te worden aangemaakt in Exact Online. Zorg er dan voor dat je de artikelcodes in Shopify ook gevuld hebt. LET OP: heb je al artikelen in Exact Online, zorg dan dat de btw-codes overeenkomen met wat je in de koppeling hebt ingesteld.

Alleen bij Verkoopfacturen en Verkooporders wordt de voorraad in Exact Online bijgewerkt. Shopify is daarbij leidend. Handmatige voorraad aanpassen wordt niet bijgewerkt in Exact Online. Ook gaat voorraad vanuit Exact Online niet terug richting Shopify.

De dagelijkse limiet is 5.000 API-aanroepen per dag, per administratie. Dit betekent dat je applicatie maximaal 5.000 keer per dag gegevens kan ophalen of wijzigen in Exact Online. In onze Shopify Exact Online koppeling komt dat neer op ongeveer 1.000 orders of facturen per dag. Lees dit artikel voor meer informatie.

Ja, de koppeling synchroniseert ook restituties. Zodra je een Shopify order restitueert (crediteert), zal er in Exact Online een creditfactuur (factuur met negatief bedrag) van die order worden aangemaakt. Let op: geannuleerde orders worden niet doorgezet. Dus annuleer een order niet wanneer deze nog als creditorder moet worden gesynchroniseerd.

De optie 'Shopify Payments transacties' in de Shopify Exact Online koppeling zorgt ervoor dat Shopify Payments uitbetalingen automatisch worden afgeletterd in Exact Online. Dit betekent dat je niet meer handmatig hoeft te koppelen tussen de twee systemen. Je kiest zelf naar welke tussenrekening de uitbetaling wordt geboekt en selecteert een rekening voor transactiekosten.

De Shopify Exact Online koppeling is volledig OSS (One-Stop Shop) geschikt. Dit betekent dat de koppeling de juiste btw-tarieven toepast op basis van het land van de klant, conform de Europese OSS-regelgeving. Zorg ervoor dat je in zowel Shopify als Exact Online de relevante btw-tarieven hebt geactiveerd. De koppeling verwerkt deze vervolgens automatisch correct.

Zorg ervoor dat je in zowel Shopify als Exact Online de gebruikte btw-tarieven geactiveerd hebt. De koppeling zal in dat geval altijd de juiste btw-tarieven hanteren. Mist een tarief in Exact Online, dan vallen we terug op een standaard tarief. Bekijk ook even ons kenniscentrum en zoek op 'btw'.

Het is niet nodig om de artikelen al in Exact Online te hebben staan. De koppeling synchroniseert de artikelen van Shopify naar Exact Online, waarbij Shopify leidend is. Zolang de artikelen in Shopify een artikelnummer hebben, worden ze automatisch aangemaakt in Exact Online op basis van deze artikelcodes. De matching vindt plaats op basis van het artikelnummer.

De Shopify Exact Online koppeling heeft een (betaalde) functionaliteit waarmee de uitbetalingen van Shopify Payments rechtstreeks naar Exact Online worden gesynchroniseerd. Betalingen worden vervolgens automatisch gekoppeld aan de openstaande verkoopboeking of factuur, waardoor handmatige aflettering niet nodig is. Je kunt in de koppelingsinstellingen kiezen naar welke tussenrekening de uitbetaling wordt geboekt en een rekening selecteren voor transactiekosten, waardoor het afletterproces geautomatiseerd wordt.

Wij nemen de veiligheid van jouw gegevens zeer serieus. Wij draaien onze software in een Nederlands datacenter en voldoen aan alle normen die nodig zijn om je gegevens veilig te verwerken. Gegevens van je klanten slaan we niet op, we wisselen ze alleen uit tussen je verbonden pakketten.

Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken, krijg je dit bedrag terug.

Nee, tijdens de proefperiode is het niet nodig om betaalgegevens in te voeren. Besluit je na de proefperiode gebruik te blijven maken van de Shopify Exact Online koppeling? Dan ontvang je tijdig informatie over hoe de koppeling te bestellen is.

Al onze koppelingen hebben een opzegtermijn van 1 maand. Je zit dus niet vast aan lange termijnen. Een eventueel restbedrag bij een jaarabonnement storten we uiteraard terug op je rekening.

• Selecteer de standaard grootboekrekening voor debiteuren
• Lever je aan particulieren in andere EU-landen en maak je gebruik van de OSS-regeling? Kies dan voor "Ja, ik gebruik de Unieregeling (OSS)". De koppeling zoekt dan automatisch de juiste OSS-btw-code op in Exact Online op basis van het afleveradres van de klant. Zorg er wel voor dat de OSS-btw-codes correct zijn aangemaakt in Exact Online.
  
  Gebruik je OSS niet, kies dan voor "Nee", dan wordt de btw van het land van de webwinkel in rekening gebracht.
  
  Meer informatie over OSS en hoe je dit in Exact Online kunt inrichten.
• Hoe wil je dat de omzet geboekt wordt?
• Je Shopify-winkel heeft meerdere bedrijfsentiteiten (rechtspersonen), elk met een eigen Shopify Payments-account en eigen uitbetalingen. Selecteer hier van welke entiteit deze koppeling de uitbetalingen moet ophalen.
• Selecteer het bankdagboek waarin de Shopify Payments-betalingen terecht moeten komen.
  
  Tip: Maak een apart bankdagboek aan in Exact Online voor deze uitbetalingen, dit kan met een fictief rekeningnummer. Zo blijven de boekingen overzichtelijk en lopen ze niet door je reguliere banktransacties.
• Geef hieronder aan bij welke orderstatus(sen) de koppeling de order moet synchroniseren. Let op: zodra een order eenmaal is gesynchroniseerd naar Exact Online, worden eventuele latere wijzigingen in Shopify niet meer bijgewerkt in Exact Online.
  
  Maak je gebruik van een Payment Service Provider (PSP)? Houd er dan rekening mee dat de order eerder in Exact Online dient te staan dan de betaling, omdat anders de betaling niet gematcht kan worden met de openstaande post.
• Geef aan of de koppeling artikelen moet aanmaken indien deze nog niet bestaan. Dit geldt alleen voor artikelen die gebruikt worden in een order. Zorg ervoor dat de artikelen in Shopify zijn voorzien van artikelcodes.
• Welke Shopify product identifier moeten we gebruiken om te matchen? Let op, indien je kiest voor barcode dient deze bij alle product varianten ingevuld te zijn.
• Als je alle orders op een standaard debiteur in Exact Online wilt boeken, voer dan hier de code van de standaard debiteur in.
• Voer hieronder de artikelcode in waarop de kortingen geboekt moeten worden
• Wil je dat de standaard debiteur alleen wordt gebruikt voor particuliere (B2C) klanten? In dat geval worden zakelijke (B2B) klanten als aparte debiteuren in Exact Online gezocht of aangemaakt, zodat de ICP-aangifte correct kan worden verwerkt.
• Selecteer de standaard grootboekrekening voor factuuromzet
• Maak je gebruik van een Point of Sale in Shopify en wil je deze orders ook in Exact Online boeken? Voer dan hier het debiteurnummer in van de debiteur waarop deze orders geboekt moeten worden.
• Geef hieronder aan of je de grootboekrekening van het artikel/artikelgroep uit Exact Online wilt gebruiken indien deze beschikbaar is of de grootboekrekening uit de configuratie van de koppeling.
• Voer hieronder de artikelcode in waarop de overige kosten geboekt moeten worden
• Maak je gebruik van Shopify Payments als payment service provider (PSP)? Dan kun je hier aangeven of je wilt dat de ontvangen betalingen automatisch worden verwerkt in je boekhouding.
  
  Kies je voor "Ja"? Dan worden de uitbetalingen van Shopify Payments na overheveling automatisch gekoppeld aan de bijbehorende openstaande posten in je boekhouding. Daarnaast worden de bijbehorende transactiekosten automatisch geboekt. Zo automatiseer je het afletter proces binnen je boekhouding.
  
  Kies "Nee" als je geen gebruik maakt van Shopify Payments, of als je de betalingen zelf wilt bijhouden in je boekhoudprogramma.
• Wil je bestaande orders overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt
• Voer hieronder de artikelcode in waarop de fooien geboekt moeten worden
• Als je 'Nee' kiest worden de ordernummers zonder aanpassing overgenomen. Als je 'Ja' kiest wordt het voor- en achtervoegsel dat je in Shopify hebt geconfigureerd (onder Instellingen > Winkelgegevens > Indeling bestellings-ID) toegevoegd aan het ordernummer. Let op: bestaande orders worden niet aangepast. Lees dit artikel voor meer informatie over voor- en achtervoegsels in Shopify.
  
  Kies 'Ja' als je meerdere Shopify webwinkels koppelt aan één administratie in je boekhoudpakket.
• Selecteer het verkoopboek waarin de facturen terecht moeten komen
• Selecteer de grootboekrekening voor cadeaubonnen
• Gebruik de verzenddatum als orderdatum
• Wil je tevens retouren overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt. Let op: geannuleerde orders worden niet als retouren gezien.
• Voer hieronder de artikelcode in waarop de verkochte cadeaubonnen geboekt moeten worden
• Selecteer de grootboekrekening waarop de koersverschillen tussen de verkoopboekingen en de uitbetalingen geboekt moeten worden.
• Selecteer hier de kostenrekening waarop de transactiekosten van Shopify Payments worden geboekt.
  
  Let op: We tonen alleen rekeningen van het type Overige kosten. Staat je rekening er niet tussen? Wijzig dan het type van de rekening of maak een nieuwe rekening aan met dit type.
• Koppel hier de landen van Shopify aan een grootboekrekening in Exact Online.
• Wil je eventuele koersverschillen tussen de verkoopboekingen en de uitbetalingen boeken op een aparte grootboekrekening? Het verschil wordt alleen geboekt als het kleiner is dan 2% van het bedrag van de verkoopboeking.
• De administratie waar de boekingen in aangemaakt worden
• Wil je de omzet van OSS orders per land op een aparte grootboekrekening boeken? Als je 'Ja' kiest, kies dan hieronder bij de vraag 'Boeken omzet' voor de optie 'Per land' en koppel de landen aan de grootboekrekeningen. Als je 'Nee' kiest, wordt de omzet van OSS orders geboekt op de Standaard grootboekrekening Unieregeling (OSS).
• Selecteer het dagboek waarin de boekingen van de koersverschillen geboekt moeten worden.
• Wil je de korting op een aparte orderregel?
• Selecteer hier een tussenrekening of kruispost waarop het uitbetalingsbedrag geboekt mag worden. De koppeling boekt het uitbetalingsbedrag negatief op deze tussenrekening. Idealiter koppel je de daadwerkelijke bijboeking op je bankrekening ook aan deze tussenrekening, zodat alles correct wordt afgeletterd.
  
  Let op: Shopify Payments wordt uitbetaald door Stripe Technologies, dit is de omschrijving die je terugziet op je bankafschriften.
• Selecteer de standaard grootboekrekening voor buitenlandse omzet indien je gebruikmaakt van de Unieregeling (OSS).
• Koppel hier de btw-categorieën van Shopify aan een grootboekrekening in Exact Online. Deze grootboekrekening wordt standaard gebruikt voor de betreffende btw-categorie.
  
  Gebruik je meerdere grootboekrekeningen, dan worden deze automatisch gekoppeld. Zorg er wel voor dat alle grootboekrekeningen in beide systemen beschikbaar zijn.
• Selecteer de standaard grootboekrekening voor verzendkosten
• Voer hieronder de artikelcode in waarop de verzendkosten geboekt moeten worden
• Selecteer de juiste btw-codes voor elke categorie om ervoor te zorgen dat de juiste tarieven correct worden toegepast op je Shopify-orders in Exact Online. Voor zakelijke verkopen (B2B) binnen de EU dien je 'Btw binnen EU' te koppelen. Lees in het volgende artikel meer over het verwerken van B2b-orders.
• Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
• Wil je bestaande Shopify Payments transacties synchroniseren?
• Geef aan welke status de verkoopfactuur moet krijgen in Exact Online. Je kunt er tevens voor kiezen om Exact Online de factuur te laten verzenden.
  
  Let op! Het daadwerkelijk verzenden doen we alleen voor facturen die geen onderdeel zijn van de initiële export van facturen.
• Selecteer de standaard grootboekrekening voor factuuromzet voor POS orders
• Selecteer hoe orders geboekt moeten worden in Exact Online.
  
  Bij de stap 'Aanmaken artikelen' kies je voor 'Ja' als je 'Verkoopfactuur' of 'Verkooporder' selecteert en geen artikelen beheert in Exact Online.
  
  Dit artikel legt uit wat het verschil is tussen een verkoopboeking, verkoopfactuur en verkooporder.
  
  Kies je voor 'Directe verkoopfactuur', dan heb je mogelijk een Plus, Professional of Premium Exact Online pakket nodig.
• Selecteer het magazijn dat gebruikt moet worden bij het aanmaken van de verkooporder in Exact Online. Leeg laten gebruikt het standaardmagazijn.